第十三章活力门致胜法宝│徐朝龙│东洋镜

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第十三章活力门致胜法宝
徐朝龙 (发表日期:2006-05-02 10:34:47 阅读人次:831 回复数:0)
工欲善其事，必先利其器。IT时代的经营是软件制胜，这种说法非常流行。其实，企业的主要战斗力还是在于人才和组织，让人才和组织发挥作用的平台是经营最关键的硬件。没有一个这样的好硬件，任何软件都无法运行，也不可能为企业带来效益。窥探一下这个成功企业的内部，就可以发现它在巧妙结合本行业强项与组织能量提升方面有不少值得借鉴之处。　　活力门公司之所以能够朝气蓬勃、高歌猛进地发展，除了外部适时的社会环境条件，迅速成功的内在原因在于有堀江贵文这个优秀的领导，有一个具有强烈激情和超常动力的经营机制，以及一个极其扁平化的组织结构。在公司里，不管是总裁还是公司职员，大家都是同伴关系，没有上下尊卑的差别，大家可以一起就商务和新企划等各种问题热烈而平等地展开讨论，一旦达成共识后，上级就立刻决断，并迅速付诸实施，这就形成了一个“战无不胜”的强力团队。但是，在IT时代，一个团队如何高效率快节奏地展开工作，如何以别人所没有采用的独特方式去推进事业，即如何在工作方式上高出竞争对手们一筹，才是决胜市场的关键。内因是决定因素，优秀的经营机制还必须有坚实的技术平台来支撑。因此，要想知道活力门公司神速崛起的内因，就有必要分析其产生巨大生产力的内部经营管理方式中的一些很具代表性的工作方法和程序。　　一、电子邮件：致胜法宝　　维持活力门公司这样一个生命力旺盛、战斗力极强的组织，最重要的法宝其实不是什么神秘的东西，就是IT时代各个因特网公司最拿手的好戏——电子邮件。过去，人们的工作就是走出去会见人，去建立人际关系以便拓展业务，或者就是给人打电话写信，这些都是在前因特网时代的商务联系中必不可少的工作。然而，堀江认为，在电子邮件发达的今天，会见人和打电话都将会束缚对方，甚至浪费对方的时间，即便是写信，还要贴邮票、去邮局发信，不仅很慢，也非常耽误时间。可是，如果采用电子邮件的方式，就不会束缚对方时间，还兼有书信和电话的特长，同时也弥补了它们的不足。对于使用不惯计算机的一代人来说，也许会觉得电子邮件或者上网对话有些缺乏人情味，人成了冷漠的计算机的奴隶。可是对于生在因特网时代的年轻一代来说，电子邮件就是他们交流感情、建立关系不可或缺的工具。他们通过电子邮件进行对话，彼此交换信息，这样，人之间距离反而被拉近了，交流的密度也极大地增强了。　　在堀江看来，电子邮件从根本上改变了现代商务的形式，对旧的传统商务构造具有强烈的摧毁力，这是一个非常强大的经营兵器。如果一个公司中的所有职位都用好、用活电子邮件，那么这个公司将产生一系列的惊人变革和变化。　　第一，公司的组织结构将变得非常平坦。不管是管理层干部还是一般员工，通过对等而频繁地交换电子邮件，消除了彼此之间可能因上下关系或资历原因产生的隔阂，而且，习惯于自上而下传达命令的中间管理层也就没有了立足之地。因而，在这样的组织结构中，只需要优秀的社员和极少数管理人员，工作就可以有条不紊地高效推进了。　　第二，任何事项都可以很迅速地被决断。在日本企业中，事无巨细都要经过自下而上层层盖章的禀议制度，几乎每个人都要因为制度上的人为制约，而被迫去等候审批文书在公司内漫长的“旅行”。日本企业注重组织秩序、等级权威、人际关系以及责任，却完全无视时间观念和工作效率，这样不仅浪费了大量人力、物力和时间，甚至经常牺牲宝贵的商业机会。如果利用好电子邮件，就可以根除这种官僚主义和形式主义的现象，有关业务的所有内容都能够在电子邮件上显示得一清二楚，因而可以在瞬间得到决断并立即付诸施行。　　第三，许多日本企业间彼此业务沟通的文件上总爱加上不少没有实质意义的寒喧和问候，这在堀江看来纯属是浪费宝贵的时间。而引进电子邮件办公，人人随时都在交流，那些无聊繁杂的社交辞令也没有了存在意义。大家都丢掉温情的假面具，放弃虚伪的社交辞令，用发自内心的真实声音和实际想法在电子邮件上围绕工作议题进行建设性争论和商议，最后达到合理的一致。　　二、致胜法宝一：日报邮件　　所谓“日报邮件”，就是报告每个员工当天做了什么工作，达到了什么程度的电子邮件，它是公司全方位把握员工的工作表现和工作业绩的最重要手段。邮件分为“详细”、“预定”、“课题”以及“其他”等4个门类。其最大的特征就是每个人的邮件都将被传到整个事业部的邮件集成中。这样，所有人都可以读到每个人翔实的工作信息。这些信息每天同时为上下级全体职员所共同拥有。于是，由于大家的工作内容非常公开透明，任何人既不可能也不会去消极怠工，总裁一个人可以准确把握并管理多达上千人的部下，并使彼此之间保持亲密协作关系，致力于业务的推进。根据这种工作方式，公司还引进了一种“360度评价”制度。如一个4人小组的员工之间按照SABC4个等级彼此进行评价，上司根据评价结果，来决定每个人工资的增减。特别是将日报邮件和360度评价组合起来，任何上司都不可能凭借感情和关系的亲疏来偏袒一部分部下，而无能的员工也无法依靠溜须拍马升迁了。通过这种制度体系完全实现了组织结构的扁平化和公正透明化。　　为了实现公司高效率运营，对于员工正在办理的业务，公司通过一个“程序检测系统”来进行追踪管理，收到了非常好的效果。项目负责人直接在系统中对设计员以及程序员等具体成员发出工作指示和要求，工作进度在画面上分别表示为“未着手”、“正在进行”和“完成”，这样，具体执行人员对工作进度便心中有数，而且为保证工作如期完成会有紧张感和一定压力。项目负责人以及公司领导，则会对整个项目的进展状况掌控得一清二楚，因而全面推进业务的精度便大大提高了。　　作为公司的最高经营者，堀江每天都要通读来自公司1200名员工的日报邮件，这约占他每天处理的5000份邮件的20%。当然，他也不是泛读，主要是带着问题去阅读，尤其关注一些报告主要项目进展情况的管理人员的邮件。同时，对于一些即将开始的新项目也浏览得很细致。值得注意的是，作为管理者，他阅读员工的邮件时不是带着猜疑的心态，比如“这家伙又在偷奸耍滑了”，或者“这里面全是胡说”，用人不疑的他更多的是想知道员工们是在以一种什么样的心态来从事自己承担的项目，有何种意见和建议。这些内容都会通过阅读日报邮件的内容很细微地感受到。因为对于一个总裁来说，没有什么比直接了解每个员工的意见和工作态度更为重要的了。　　由于日报邮件的运用，公司还开发了精确劳务管理和成本计算的系统。这样一来，年度终期结算准备起来就容易多了。在活力门公司，所有具体业务都被赋予一个十位数的代号，叫“Job-code”，这个代号与业务进展联动，随时可以反映在日报邮件上，最后还可以用于公司的成本核算，成为决算成本的基础。比如，一个叫田中的开发人员带领一个5人小组从事一项为期3个月的搜索系统的开发，但是他同时也承担了其他一些项目的工作。要计算出他在3个月中花在这个项目上的具体人工成本，只需要用从月收入中倒算出来的单位时间成本乘上挂在该项目代号下他使用的时间就可以了。然后，田中的人工成本再加上其他5个人的成本，便可以算出该项目的总人工费。由于开发搜索系统不需要原材料，只有一些租借服务器和采购物品的其他成本，把这些和人工费一相加，该项目的总成本也就出来了。此外，租借费用和物品采购费用等可以通过公司内部局域网上的“采购禀议系统”和“报价书发行系统”自动联结计算。这些在日报邮件、“采购禀议系统”和“报价书发行系统”上反映的成本情况，最终将汇总到活力门公司采用的大规模会计系统里，所有数字都将得到精确而完整的结算。　　关于劳务管理，一般日本企业多采取的是打卡计算钟点，然而在堀江看来，打卡只能解决考勤问题，并无法确实知道员工在工作时间内到底干了什么事情，为公司创造了什么效益，这样的考勤管理就流于形式了。对公司来说，把握员工的工作状态和实际业绩才是最需要的。因此，从彻底注重效率的原则出发，活力门公司给每个项目编上代号，然后由参加人员自己申报投入的时间和内容，最后所有数据都归总到公司会计系统一并算出。在一般日本企业，人们常见的是，每到月底或者年末结算期，财务会计部门就搞人海战术，加班熬夜制作庞大的决算资料，不但忙得一塌胡涂，而且还经常出错，平常人浮于事，结算时手忙脚乱，效率非常低。而活力门公司，日报邮件除了能够把握日常的公司工作进程和整体运行外，还解决了劳务管理和成本的计算问题，无论是月末汇总还是年底决算，整个程序都变的异常简单，财务会计部门也由此得到精简并提高了效率，年终决算也就变得非常简单了。　　在电子邮件的使用中，经常会遇到各种各样的问题，我们来看看活力门公司是如何应对的。　　邮件管理部下秘诀一　　为了保证公司内部交流的顺畅，员工在通过电子邮件频繁交流沟通时，彼此在语言上的直率和单纯是被容许的。但是，这必须是在大家拥有共同认识的前提下。由于彼此看不见面孔，也听不见声音，使用电子邮件这个媒介进行交流很容易在人们之间产生误解。过去人们之间通过写信进行交流，可是写信需要时间，即便是产生什么误解和怒气，在信写好前也许就消除了。电话也是这样，至少可以听得见对方的声音，因此在情绪激动之后至少还可以缓冲一下，最后互相让步和解。可是电子邮件却不行，一切都在瞬间进行，手指一敲键盘，要冷静或后悔都来不及，结果很容易让彼此的误解和冲突迅速升级，导致一些破坏性的结局。那么，活力门公司内部是如何解决这个问题的呢? 　　堀江对付这个问题的手段就是，一旦发现有人在邮件上吵架和发生对抗，上司甚至他本人立即会通过邮件对当事者发出指令:“你们立刻停止无聊的争论，马上过来和我见面”。其实，在同一个公司里，虽然工作上有些小摩擦，但大家的目的都是为了工作，一般只要在上司的斡旋下双方见了面，都会自我反省，也就会“相逢一笑泯恩仇”。　　邮件管理部下秘诀二　　尽管利用电子邮件已经非常高效了，但为了彻底追求工作的效率，堀江仍然感到不满足，他对于那些邮件非常冗长的部下往往是很不客气的，特别是那些不善于总结归纳的人，写东西总是很拖沓和饶舌，如果这些东西反复出现在公开的邮件集成上，甚至会引起内部的反感，从而影响整个组织的士气。邮件毕竟不是对话，主要是传达有关工作的内容而并非宣泄个人情绪，而且，如果文章太冗长，在非常繁忙紧张的这个时代，很容易让阅读邮件者产生拒绝心理，这样，写电子邮件的目的也就无法实现了。为了杜绝在内部邮件上写长文章的倾向，公司甚至指定专门的经理或部长，修改长文并指导作者，直到本人开始写简洁明了的邮件为止。　　邮件管理部下秘诀三　　通过邮件传递信息，因为没有手把手言传身教那样的优势，要期待在细节方面精准无误是不可能的。因此，用邮件下指示的时候，必须尽可能地详细具体。如果要对多位下级下指示，必须条理清晰，让部下逐一确认清楚。更重要的是，堀江要求公司的每一位员工无论收到公司内部还是客户的邮件后，都要养成立刻回信的习惯。从人的心理来说，发出去的邮件如果没有回音，会让人感到十分不安和失望的。如果因此让自己的部下感到担心，那么，作为上级就是不合格的；如果对方是公司的客户，过去努力所建立的良好关系，则很有可能因此化为泡影。所以，在收到对方邮件后，哪怕是不能立刻做出明确的回答，至少也应该回复对方，让人知道邮件已经收到并阅读了，对方可以等候你的进一步反应，健全的沟通也就可以保障了。　　邮件管理部下秘诀四　　电子邮件真是一个可怕的产物,它是这个时代人们渲泄感情的平台，也是最方便的沟通工具，在工作中显得不可缺少。但是，由于管理不善也会出现企业内部机密对外泄漏，这让电子邮件变成了一把达摩克斯之剑。因为，公司往往很难把因公和因私划分清楚，从而员工很容易在因私的邮件里泄露公司的商业机密，许多日本企业采取的方法是硬性的，严禁在公司里使用因私的邮件(尽管这样做是没有什么实际意义)。对这样的硬性规定，堀江觉得既过于刻板，又难以真正解决问题，实际上有不少因私邮件能对工作有所帮助，因此他没有采取一律禁止的做法。在这个高科技的时代，要对员工的邮件进行监控其实是很容易的，只需要安装上一个监控软件就行了。不过，堀江觉得是否有必要安装这样的软件另当别论，但是从企业管理的角度来看，的确有必要让员工们意识到:大家的电子邮件是有可能被监控的。　　当然，每天都必须提交工作日报，对业务十分繁忙的员工们也许是一件比较痛苦的事情，但是对公司管理却是非常必要的。为了保证让每个员工都尽量按时准确地提交日报，公司制定了明确的赏罚制度：如果日报提交迟缓超过十天则将被减扣工资。令行禁止，几乎所有的员工都遵守着提交日报邮件的规矩。为了让员工对电子邮件不产生抵触情绪，公司对员工在邮件中互相交换一些生活信息，比如美食娱乐信息等完全不加限制。员工在进行工作汇报的同时，还能以比较轻松的气氛感受生活，显得很有人情味，这对于缓解工作压力和提高工作效率无疑是有很大好处的。而且，在这些看似不起眼的日报邮件中，由于大家思维活跃、表现自由，经常可能产生一些意想不到的新商务机会。当然，在另一方面，作为高级社会动物的人，每个人都希望得到社会的认可，也愿意通过自己的努力争取到恰当的评价。因此，日报邮件也为员工们提供了一个表现自己的舞台。为了使自己的工作和创意受到上司和同事们的承认从而体验工作的成就感，大家都会尽量在邮件中体现自己的价值和存在。这也是日报邮件之所以能调动起全体员工的参与积极性的根本原因。　　三、致胜法宝二：会议邮件　　目前，日本的公司特别是大企业，组织体系严重老化，内部结构极其官僚化，严重地阻碍了生产力的进一步发展。组织的老化导致公司内指令传达系统的严重阻塞，官僚化产生了许多复杂而根本不必要的命令系统。日本公司以人际关系为中心的体制，大大延缓了开展事业的速度，无意义的权威和权势，谋杀了无数热血青年出色的创意和提案，特别是空洞无物流于形式而且冗长的会议，更是抢夺了创造性工作的时间，同时也极大地降低了工作效率，还提高了公司的运营成本。在无数日本企业中，这种情况持续多年不变。在堀江看来，这完全是因为在前因特网时代构筑起的社会阶层，为了维护自己的既得利益而顽固地抵抗变革的结果。因此，这就更需要彻底的革命性变革。旧时代的人们一直难以适应的新时代通信武器——电子邮件则带来了这种变革的可能性。在这个激烈变革的时代，电子邮件已经不再是一个单纯的信件，作为先进的生产力手段，它可以驱逐那些低效率的恶劣习惯和守旧制度，是能够在内部沟通方式和业务推进手段上引起公司革命性变化的强大武器，对传统的“文山会海”的落后方式具有极其巨大的破坏力。　　活力门公司和其他日本企业一样引进了“Group ware”软件系统，该软件具有日程管理、通知启示、会议室预约、申请审批手续以及文书管理等功能，便于实现公司内部的信息共享和业务效率化，它是公司运营的主体基础设施。然而，在其他公司里，这个系统往往只是日程管理、邮件储存和员工进行交流讨论的地方，并没有发挥其应有的作用。为此，活力门公司自己设计了“Mailing List(邮件集成)”系统，使整个公司有了集体公开交流的平台。目前这种平台已经发展到1000个之多，足见对应的业务课题之细致，彼此交流讨论之频繁。　　具体来说，他们在进行讨论的时候，采用了“Blog(博客)”这个可以在因特网上写日记的系统，并且巧妙地利用了“Track back(网站上一种相互通知、相互链接的功能)”的机能。这样，各个“Blog”之间就可以互相交流了。于是，一个活性的沟通平台、一个联结紧密的团体便在不知不觉之间形成了。　　在这个平台上，各个项目小组分别就各自着手的项目以及面临的问题展开热烈的讨论，以希望群策群力，共同寻求解决问题的方法。而且，每个项目的邮件集成将不仅仅限制在各个小组的范围，而将根据公司信息共享的原则，直属上级、公司董事、副总裁甚至总裁，都将直接接触到其内容。于是，公司领导层直至总裁都可以频繁地参与某个下级组织的具体业务项目的讨论。这在为了维持企业内部统治而重视权威、阶层和秩序以及封锁企业核心信息的传统日本公司中，是一个难以见到的现象。通过这种方式，活力门公司内部完全实现了组织内部上下左右的“无级别无障碍沟通”，极大地提高了员工参与经营的积极性和进行创造的热情，同时也为精确迅速的经营决断提供了有力的保障。在这里，一切讨论都围绕着具体的工作进行，那些大公司常见的官僚主义、推诿扯皮、溜须拍马、虚情假意等都没有了藏身之地。　　下面来看看电子邮件在业务运作中的作用。　　邮件集成 (以下简称ML)主要有两种：一是按业务种类分类的ML。比如，媒体事业部中就有部长ML、编程员ML、网页设计员ML、以及HTML编辑员的ML等，每个部分都有负责人；二是根据项目进行分类的ML。比如，有活力门日历制作项目组的ML、有新闻制作组ML、也有音乐制作组的ML、有时甚至有突击项目的ML等，这些项目都由来自按业务种类分类的各个ML的负责人参加，同时，由于是特别项目，副总裁甚至总裁也可能随时加入进来。每个参加者都抱着一个极其单纯的目的，就是要通过群策群力来不断改良产品，力争拿出最好的产品，获取最大利润。这样，在这个集体里便没有了上下级关系，不存在谁命令谁。于是，一个单纯而高效的战斗组织便形成了。　　在一个新的项目开始之前，全体参加者还是要面对面地聚会一次。目的就是让大家彼此认识一下，力求在ML上建立一种既亲密又直率的伙伴关系。同时，聚会也是为了决定每个人在项目中所承担的具体任务。更主要的是，全体人员还要在聚会上就今后项目的发展方向和未来目标提出自己的看法，也许会汇集成一个野心勃勃的构思。当然，在这个速度压倒一切的因特网时代，一切事物往往都是计划跟不上变化，他们知道，再野心勃勃的周密蓝图，恐怕随着时间的推移也需要不停地修正。不过，对于一个团队来说，从一开始大家就拥有一个共同的伟大目标，对于加强凝聚力和战斗力，全力以赴地去完成工作是很有意义的。　　团队组成后，大家就分头开始项目基本概念图的制作，按照3个月为一周期设定工作计划，严格规定了基本样式和条件，于是，各个负责人对于自己承担的部分就非常清楚了。基本概念图完成后，参加项目的编程员将从更专业的角度提出各种各样的建议，再增添一些有别于其他公司的设计的新功能，到此，系统的基本模型就出来了。根据这个模型，正式的开发工作便全面展开，全体编程员随即进入一种疯狂工作的状态。大家一边编辑程序，一边在ML上交流切磋，在一定时期内，根本不用凑到一起开会讨论，工作会自动有节奏有秩序地高速推进，这完全是一个适应因特网时代的讲速度又重效率的业务开展过程。　　当然，不能说有了ML，任何会议都没有必要开了。项目开发进行到一定程度，为了调整进度，还是需要大家聚集在一起展开讨论的。这是因为参加项目的成员并不只属于这一个项目，他们往往身兼数职，同时担负着几个项目的开发任务。因此，每个人自己的日程进度以及开发重点往往参差不齐，必然会反应在特定的项目开发过程中，从而影响整个项目的进展。这时就需要项目负责人出面招集会议，进行整体调整。这样的调整会议不是ML所能够替代的，必须要求全体人员尽可能出席。即便如此，也难免有因故而不能出席会议的。因而，会议的结果和决定事项就将通过ML公布，让所有成员都能够彻底确认信息以便于按部就班地推进实施。公布的会议纪要一般包括:会议召开时间、出席人员、主要议题以及决定事项。通过这样的调整，在推进过程中开始有些混乱的项目又回到了步调一致的新状态，业务开展也就可以保持高速度了。　　按业务种类分类的ML主要的目的就是让专家们互相交流切磋，以便更加高效地推进工作。特别是网页设计人员，有时很容易走偏。而通过和同事在ML上不断地交流，能够避免走弯路，从而完成最佳设计。当设计人员的大胆创意产生了超越公司当初设定的结果时，其设计结果可以与公司共同拥有知识产权，并在整体使用的ML上对此进行公告，从而激发所有参与者的创造性，使他们不断进一步发现问题、解决问题，实现公司整个设计水平的不断提高。在以脑力劳动为主的IT界，活力门这种纵横联接的工作结构应该是产生创造性生产力的最佳平台。尤其值得提出的是，活力门网站是一个包罗万象的网站，其最终目标就是能够在“Livedoor”品牌下对应所有不同目的的网站访问者，这就更需要跨越不同部门进行横向沟通的公开环境和信息与知识的共享，以及为达此目的而群策群力进行技术开发的总机制。　　有些人习惯了开会，他们觉得会议可以面对面进行讨论，可以产生活泼的气氛，也更具有人性化。不过，要决定重大事项的会议，由于很难使大家聚齐，也就很难集中众人的共同意志。对此，堀江认为，无数企业中的会议大多都是领导的“一言堂”，既沉闷又无价值，即便偶尔有讨论热烈、气氛活泼的会议，那也不过因主持人是很会诱导人发言和调节气氛的能人罢了。然而，这样的能人一般在日本企业里是很少见的。此外，冗长的会议最难以让人容忍的是无谓地消耗了大多数参加者的时间。而且，规定的会议时间往往会束缚人的工作安排，而且常常因有人不守时导致其他人时间上的牺牲，发放的大量资料不管有多大关联还不得不细读，尤其是如果迟到的是上司，大家也只有敢怒不敢言地死等，即便等来了，却又因为他下面的安排已经逼近，于是便只有草草结束，让浪费了大量时间的与会者感到失望和愤慨。况且，大家由于难得聚齐，有一种必须在这次会议上把该决定的事情都决定的紧迫感，因而难免就会赶时间和勉强决断。所以，在堀江看来，几乎大多数企业的会议都是在一味空耗时间，罗列枯燥见解，大多数人沉默，少数人唠叨到底，最后很可能是各自再带回去讨论，择日重新开会。这样的方式完全是一种浪费生命消耗时间的愚蠢形式。　　将会议放到ML上来开，虽然也束缚人的时间，但却没有地点上的限定，对业务非常繁忙的公司干部们来说，个人机动性和时间自由度就大多了。发放有关资料也简便多了，起码不用人去复印装订以及到处去分发。会前把准备好的资料通过电子邮件传给大家，每个人都可以就具体的议题和涉及自己的内容抽时间进行预习。如果需要参考资料，可以通过“Google”在网上查阅，非常方便。最后，在会议召开当日，每个人都有备而来，目的十分明确，发言和讨论也就会很热烈，会议当然就很有成效。不过，ML的确也存在参加会议者不能同时聚齐的问题，算是它的一个缺点。但与它给人的自由度和高效率相比，任何人都可以简单地判断出利用它的好处。因此，将会议“因特网化”可以说是一个生产力的革命，是公司业务改革的最佳手段，它使我们这个时代从事商务最需要的信息共有化和价值最大化成为了现实。　　另外，邮件集成这个方式还可以扩大到客户层，让客户也加入进来实现频繁地互动。这样做不仅可以对已经提供的服务进行全面跟踪，同时还可以提出新的业务方案和获得客户方面的招标新信息。一旦新提案获得客户的兴趣，信息几乎瞬间便可以传达到有关人员。在继续跟踪客户的同时，公司可以根据项目实现的可能性组织暂定的作业小组为新项目开设两个专用邮件集成(一个对外，一个对内)，一边进行内外专项沟通，一边在内部进行演习性设计，以做好实际设计准备。有了这样的交流沟通平台，当新提案通过频繁地联络和攻关的努力获得客户的认可时，进行具体设计的各种准备也已经基本就绪了，而且，在设计制作过程中还可以频繁征求客户意见，使产品的完美度大大提高，因而在很短的时间内就可以完成一步到位的服务，客户满意程度也会因此大大提高，自然也就稳定了客户。在获得客户有关招投标的信息时，由于在业务关系和人际关系上一直与客户保持频繁的互动，这样的操作方式，可以发挥先行优势，相对于其他竞争对手便占据了许多有利条件，这就是活力门公司拓展市场能力极强的原因之一。　　四、致胜法宝三：信息邮件　　电子邮件的本质是传递信息，对于公司的最高领导堀江来说，他处理电子邮件的最大原则只有一个：接收多少邮件就要当即处理掉多少，绝对不先暂时放置起来回头再来慢慢看。因为邮件这个东西，稍微一松懈就会立即堆积起来，最后泛滥成灾，难以应付。那么，具体地来说，堀江总裁是怎么做的呢? 　　据他本人介绍，最重要的是对所有邮件进行过滤分类，进行整理。过滤归类可以使用“Outlook Express 6”中的“Message Rule”这个功能，在里面制作好“有关XX”(特别制定的关键词)之类的归类箱，工作中出现特别频繁的ML，可以具体地制定“XX项目ML”，然后顺次编号。堀江总裁自己制作了多达数百个不同门类的归类箱，于是，几乎所有有关工作业务的内容都可以很简便地进行归类了，邮件箱里只有少数一些无法归类的信件留下。归好类后，从上至下对收到的邮件逐一迅速浏览，其中觉得需要简单回复的信件，立即争取在十秒钟以内就简明扼要地回复，觉得比较重要并且回复需要一定时间的信件，便先放在接收邮箱里，等简单回复信件处理完毕后，再返回来进行细致处理。　　不过，在这个垃圾邮件全球泛滥的时代，为了减轻自己邮件分类的负担，可以对垃圾邮件和病毒邮件采取自动排除处理，既可以在自己的计算机上安装防病毒软件，也可以让服务商代替你进行清除处理(考虑到在没有宽带服务的地区接收电子邮件速度很慢的情况，这样做很有好处)。对于垃圾邮件，目前各国都有了专门自动分拣的软件，可以自行安装。但是，这样的软件也并不是百分之百的有效，经常可能出现遗漏，为此偶尔也需要自己手动检测。有时垃圾邮件是否真正是垃圾，往往需要本人自己才能判断，而不能完全交给计算机软件。为了避免重要的邮件被误认为是垃圾邮件在服务器上被删除，他建议在服务器上安装一个专用的垃圾邮件储存箱，将所有垃圾邮件都先转送到里面备查。堀江总裁说自己每天处理5000封电子邮件，其中1000—2000份左右都属于垃圾邮件或者病毒邮件。　　在信息泛滥的时代，如何获取对自己最有用的信息对提高生活质量和工作效率显得非常重要。在纷繁复杂的信息海洋中，往往隐藏着未来生意的萌芽或是意想不到的商机。可是，从现实来说，愈发忙碌的个人不可能每天在浩如烟海的出版物上浏览信息，人需要非常精炼和密集的信息总汇。目前在日本许多企业中，对于外部信息的搜集依然还是以剪报汇集的形式为主，然后复印装订成册再分发到各个部门。每天这样做要耗费很大的人力和物力，况且这种做法还有可能涉及版权问题，既不经济也不合理。为此，堀江主张设置公司内部的邮件杂志，把这个杂志和主要网站的新闻连接起来，然后对网站上的新闻进行筛选、编辑，去掉无用的信息和广告部分，最后形成只对自己公司有用的信息精华，让公司成员们都能够得到高度洗炼的信息，有助于商务判断和新业务的拓展。进行信息筛选有一定原则和技巧，在活力门公司，根据公司的业务特点，对信息大致分为“IT”、“时事”、“体育”、“文艺”等4个领域，相关负责部门只需要每天花上30分钟浏览各个新闻网站就可以搜集并编辑好自己公司所需的邮件杂志了。通过专门人员来搜集、整理信息并向公司内部发送，节约了员工在搜集信息方面所花费的精力，并提供了有价值的业务信息，这可以说是因特网时代生产力革命的一个重要手段。　　以上我们概括了活力门公司内部利用因特网来提高生产力的一些代表性的做法。当然那些属于企业机密的核心部分是外部永远不可能知道的。即便如此，通过以上片段我们也可以观察到，所有主要改革都是围绕着尽可能提高效率而展开的，目的就是要让工作全方位适应因特网时代的高速运转和频繁变化，从而在激烈竞争中保持不败的地位。